Заявление о замене годов для расчета пособия по беременности и родам

Некоторые категории работников имеют право на замену лет при расчете компенсаций по больничным листам. Для того, чтобы воспользоваться этой возможностью, им необходимо написать соответствующее заявление и довести его до своего работодателя.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на замену лет при расчете больничного .docСкачать образец заявления на замену лет при расчете больничного .doc

Кто имеет право на замену

Изменить годы для расчета пособий могут женщины, которые получали отпуск по беременности и родам, а также лица, находившиеся в отпуске по уходу за новорожденным.

Если с первой группой работников все понятно – в нее попадают только сотрудники женского пола – матери малышей, то во вторую группу могут попасть как женщины, так и мужчины. Связано это с тем, что по действующему законодательству РФ уход за маленьким ребенком может осуществлять его мать, отец или опекун (но только кто-то один).

Для чего нужны эти изменения

Российское законодательство твердо стоит на страже интересов наемных работников. Перенос лет относится к числу мероприятий, следующих этому принципу, поскольку нужен он для верного вычисления пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за малышом до полуторалетнего возраста.

По закону, все эти пособия исчисляются с учетом среднего заработка работника за два года (по календарю), предшествующих году, когда возник случай, подпадающий под страховку. Таким образом, если человек не работал по выше обозначенным причинам, его страховая выплата существенно снижается, а перерасчет с заменой лет приводит к обоснованному увеличению размера пособий.

При этом работодатель не имеет законного права отказать сотруднику в получении повышенной материальной выплаты, а если такой перерасчет приводит к ее понижению, то эта рокировка осуществляться не должна.

Периоды, которые можно использовать при замене лет

Как уже было сказано, замена лет не должна происходить более чем за два года до того, как произойдет страховой случай.

Работник организации может запросить либо замены одного года, взятого для расчета, либо сразу двух лет (даже если на второй год пришлась всего пара дней из выше обозначенных отпусков).

При этом, если отпуск по беременности и рождению малыша или по уходу за новорожденным приходился только на один из них, просить замены обоих годов для перерасчета нельзя.

Для полноты картины приведем пример.

Предположим, что работница организации была в официальном декретном отпуске в 2015 и 2016 годах, а заболела она в 2017 году. Тогда 2015 и 2016 года не считаются, а к учету принимаются 2013-2014 года.

Что нужно сделать, чтобы заменить года

Работодатель по своей воле производить замену лет не имеет права. Поэтому для того, чтобы при вычислении пособия были учтены другие года, работнику организации требуется написать заявление.

Особенности документа, общие моменты

Если перед вами стоит задача по составлению заявления на замену лет для расчета пособия по временной нетрудоспособности, прочитайте данные ниже рекомендации – они дадут вам точное представление о документе. Ознакомьтесь и с приведенным примером заявления – на его основе вы с легкостью оформите собственный бланк.

Начнем с общей информации. На сегодняшний день общеприменимого, унифицированного образца такого заявления нет, так что писать его можно в свободной форме, исходя из собственного видения данного документа или, если работодатель предоставит свой шаблон заявления – по его типу.

При формировании бланка важно следить за тем, чтобы его состав и содержание отвечали определенным стандартам деловой документации. Значит это то, что документ должен включать в себя три части:

1. начало содержит сведения о компании-работодателе и заявителе;
2. основной раздел — собственно просьба о замене лет;
3. в заключении указывается список прилагаемых документов (при их наличии), ставится подпись и дата.

К оформлению документа, ровно как и к его тексту, никаких особых требований нет, т.е. заявление можно писать собственноручно или набирать на компьютере. Для распечатанного документа подойдет и обыкновенный чистый лист бумаги любого удобного формата (преимущественно используются А4 или А5) и фирменный бланк предприятия (если такое условие выскажет работодатель).

Заявление надо писать в двух экземплярах, один из которых следует отдать работодателю, второй оставить у себя, предварительно заручившись отметкой на нем о получении копии представителем организации.

Образец заявления на замену лет при расчете больничного

Вверху документа (справа или слева — не имеет значения) указывается должность, ФИО руководителя, наименование компании – работодателя. Затем аналогичным образом вписываются сведения о заявителе: указываются его должность и ФИО. Ниже посередине бланка пишется слово «Заявление» и ставится точка.

Основная часть заявления содержит собственно просьбу о замене лет. Тут нужно указать обосновывающие замену лет статьи законодательства РФ, а также года, которые подлежат замене. При необходимости заявление можно дополнить и другой информацией (в зависимости от индивидуальных обстоятельств).

В завершение документ подписывается и датируется.

Как передать работодателю

После оформления заявления, его надо передать работодателю. Сделать это можно разными путями:

• лично, передав из рук в руки представителю компании;
• можно отправить документ через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении (с описью вложения);
• отдать заявление через представителя, но только в том случае, если у него на руках есть действующая, надлежащим образом заверенная доверенность от заявителя.

Если в компании работают женщины, ее руководство должно быть готовым к тому, что они воспользуются своим правом на декретный и следующие далее отпуска. При этом за ней сохраняется рабочее место, а также происходит выплата пособий в установленном государством размере. Порядок определения пособия предполагает в некоторых ситуациях составления документа заявление о замене лет для расчета больничного в 2019 году.

Для чего производится замена лет

Порою возникает ситуация, когда женщина, пребывая в отпуске по уходу, снова оформляет декретный отпуск. Действующие правила определения декретных пособий предполагают, что определение их сумм происходит на основании данных о зарплате сотрудницы за предшествующие два года.

Если работающая в компании в это время находилась в отпуске, то сумм зарплат за указанный период, необходимых для расчета пособия, у нее нет. Это приводит к тому, что декретные выплаты должны производиться на основе минимальных размеров оплаты труда.

Однако, если работница до декрета трудилась, и в идущие ранее года у нее есть зарплата, то она может за счет замены годов увеличить сумму получаемой выплаты. Для этого ей нужно принести в бухгалтерию заявление на замену года при расчете пособия по беременности и родам.

В результате этого действия в расчете будут участвовать сведения о зарплате, которые позволят сотруднице получить пособие выше минимального.

Внимание! Работники должны помнить, что заявление о замене лет для расчета больничного можно составить только при определении больничной выплаты, пособия по беременности и родам или пособия по уходу до полутора лет.

Если происходит замена лет, то заявление сотрудника об этом является обязательным документом, который необходимо прикладывать в общий пакет бланков для оформления пособия. Его необходимо хранить вместе с остальными документами по определению пособия, поскольку специалист ФСС при расчете будет на основании заявления рассматривать правомерность расчета пособия.

Кто имеет право

Произвести замену лет могут не все работницы при оформлении декретного пособия.

Действующее законодательство устанавливает правило, согласно которому подать заявление о замене лет при определении больничного работница может, если на года, принимаемые к учету при определении суммы выплаты приходится отпуск по уходу за ребенком и (или) по беременности и родам.

Если сотрудница оформляет декрет или больничный, и у нее не было до этого выше перечисленных событий в идущих ранее годах или они были, но раньше чем два года, то произвести замену женщина не сможет.

Так как в отпуск по присмотру за малышом может уйти и отец ребенка или иное лицо, установленное законодательством, то данное правило распространяется и на него. Таким образом, если отец, опекун и иное лицо, осуществляли ранее уход за малышом до полутора лет, а потом повторно ушли в такой же отпуск, то они могут произвести изменение лет при расчете выплаты по уходу.

Внимание!Производить замену годов можно даже в такой ситуации, когда сотрудница в периоде расчета трудилась не в этой компании, а у предыдущего работодателя и там же оформляла декрет. Однако тогда нужно подтвердить это справкой, которая прикрепляется к заявлению.

Какие года можно заменить

Положения нормативных документов определяют, что выполнить замену года допускается, только когда на расчетный период в виде двух лет приходится декретный отпуск либо по уходу за малышом. Если подобные отпуска затрагивают все два идущих ранее года, то выполнить замену лет работник имеет право двух лет.

При этом выбирать можно не любые другие года, а только те, какие предшествуют годам нахождения в декрете. Закон запрещает выбирать года произвольно. Если это сделать, то соцстрах может отказать в возмещении пособия.

Кроме этого, производить замену можно любого года, на который приходится отпуск или декрет, даже частично, а не только занятый целиком. Отказывать в замене нельзя, независимо какое количество дней в году работница находилась в декрете или отпуске — целый год или только пару дней.

Например, Иванова П.Д. находилась в отпуске по уходу в 2015 и в 2016 году, а в феврале 2017 года она ушла в отпуск по беременности и родам. Согласно законодательным актам она имеет право произвести замену 2015 и 2016 года на предшествующие им года.

Внимание! Однако, если отпуск по беременности и родам, или по уходу за детьми приходятся только на один год, то замену сотрудница имеет право произвести только одного периода, на который выпали отпуска.

Например, Иванова П.Д. находилась в отпуске по уходу и беременности в 2016 году, а в ноябре 2017 года, ушла в декрет повторно. Для расчета берутся периоды 2015 и 2016 годы. Произвести замену она имеет право только 2016 года, на 2013 или 2014 по ее выбору.

Скачать образец заявления на 2019 год

Как правильно написать заявления

Для такого документа нет какой-либо стандартной унифицированной формы. Как и большинство заявлений, работник может его написать полностью от руки на листе бумаги, либо напечатать на компьютере и ручкой поставить подпись.

Документ лучше всего делать в двух копиях, одна из которых будет передана работнику организации, а вторая с отметкой о получении останется у заявителя.

Справа в верхней части страницы проставляется кому направляется документ — название компании, название должности руководителя и его Ф.И.О. Это нужно записать в дательном падеже.

Дальше нужно отступить немного вниз и в этой же части листа записать кто составляет заявление — название должности и Ф.И.О. Эти данные проставляются в родительном падеже.

Затем посередине листа записывается название документа – «Заявление».

Текст необходимо начать с отсылки к закону: «В соответствии с п. 1 ст. 14 Федерального закона РФ от 29.12.2006 №255-ФЗ». Можно также указать и полное название закона, но обычно достаточно его номера и даты принятия.

Дальше нужно выразить просьбу осуществлять расчет пособия по временной нетрудоспособности (или по беременности и родам) не по двум предыдущим годам (указать их), а по выбранным (также нужно указать их).

В текст заявления нужно внести расшифровку — по каким причинам запрашивается замена на другие года. Это можно сделать в краткой форме (к примеру, просто упомянуть об отпуске), либо подробно расписать периоды и названия отпусков.

После окончания основного текста необходимо расписаться и указать дату оформления.

Порядок передачи заявления

Работник может отдать заявление о замене лет для расчета больничного в бухгалтерию одним из следующих способов:

• Вручить лично в руки работнику компании;
• Отправить при помощи почтового заказного отправления с уведомлением о получении;
• Передать сотруднику компании через своего представителя. По правилам, для выполнения этой операции у доверенного лица должна быть на руках нотариальная доверенность с внесенным правом передавать бумаги. На практике же, обычно этим требованием пренебрегают.

Работник может также отправить заявление либо его скан при помощи электронной почты. Однако в этом случае закон устанавливает, что такие письма должны подписываться электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая могла бы однозначно определить отправителя. Кроме этого, сам кадровик может отказаться принимать такое заявление, обосновывая это необходимостью наличия живой подписи составителя на документе.

В процессе начисления декретных выплат по временной нетрудоспособности специалист, бывший в декрете вправе перенести или заменить расчетный период, чтобы увеличить размер пособия.

С этой целью необходимо составить заявление о замене лет расчетного периода, применяемым в 2018 году.

Когда можно выбрать расчетный период?

Случаями для замены лет при расчете декретного пособия могут быть следующие обстоятельства:

• пребывания женщины в расчетных годах в отпуске по беременности и родам;
• нахождение в последних двух календарных годах в отпуске по уходу за ребенком.

Возможность замены периода для расчета декретных выплат обеспечена п.1 ст.14 Закона 255-ФЗ, которое учитывая интересы работников, позволяет им выбрать года, за которые будет проводиться расчет, с целью повышения размера пособия.

Правилами расчета пособия по беременности и родам предусмотрено использование суммы среднего заработка за предшествующие 2 календарных года. Если в этот период работник не трудился, а пребывал в декрете, то размер декретной выплаты по больничному по БиР будет минимальными.

Чтобы повысить пособия по беременности, закон позволяет женщине выбрать удобный период для расчета. Менять можно как один, так и оба расчетных года.

Важно: работодатель не вправе отказать работнику в такой просьбе или использовать самостоятельно возможность переноса периода, поэтому очень важно, чтобы работник сам регулировал данный процесс, написав заявление.

При этом замена лет актуальна только в том случае, если она ведет к увеличению размера начислений, в противном случае перемещение периодов не используется.

Кроме того, в процессе замены расчетных годов необходимо учитывать позицию Минфина и использовать только года, предшествующие страховому случаю.

То есть если для расчета пособия по беременности и родам по факту следует использовать 2017 и 2016 года, так как страховой случай произошел в 2018, то заменить их можно только на 2015 и 2014 года, а не на более ранние сроки.

Если же бухгалтер будет действовать согласно ранее принятым нормам использования расчетного периода, обозначенным в ч. 1 ст. 14 ФЗ № 255, а именно применять любой выбранный работником год, ФСС может отказать в выплате пособия.

Выбор выгодных лет возможен не только для расчета пособия по беременности и родам, но и по уходу за ребенком до 1.5 лет.

Также возможно выбрать выгодные года при расчете больничного по болезни — образец заявления.

Сроки подачи

Если для работника актуально получение более высоких выплат, нежели они будут насчитаны согласно существующим данным, заявление следует составлять обязательно, так как только по инициативе работника работодатель сможет использовать другие периоды.

Относительно сроков для обращения по перерасчету пособия в ФЗ № 255 нет четких указаний. Однако в ст. 15 праведен случай, когда за перерасчетом при получении актуальных данных было выполнено обращение в течение 3 лет.

ФСС, в свою очередь, указывает на возможность обращения в сроки, установленные для начисления пособий, то есть в течение 6 месяцев с момента восстановления трудоспособности, если дело касается ее временной утери.

В идеале заявление о замене лет лучше подавать вместе с заявление о назначении пособия по беременности и родам, чтобы бухгалтер сразу рассчитал правильную сумму за декретный отпуск.

Если заявление не подать вовремя, расчет проводится за последние 2 года. В будущем работница вправе подать запрос на перерасчет, законодательство ей это позволяет.

Как правильно написать?

Важно: современным законодательством не обусловлена форма заявления, однако в нем должна четко просматриваться суть обращения заявителя.

Отсюда следует, что обращающийся сотрудник вправе самостоятельно решить, как формулировать обращение к руководителю, но при этом важно соблюдать основные элементы составления деловой документации.

В частности заявление должно быть определенной формы:

• начало – шапка документа и название;
• основная часть – суть обращения;
• заключительная часть – подпись и дата составления.

В процессе написания желательно не формировать ошибок и опечаток, а также использовать чернила нейтральных тонов.

Важно: составлять обращение желательно в 2 экземплярах – один для руководителя, второй с его рецензией о приеме оставить у себя.

Состоять документ примерно должен из следующих пунктов:

• в верхнем углу, обычно используется правый угол листа, указать – название организации, ФИО и должность руководителя, а также собственные данные;
• затем по центру листа нужно обозначить название документа «Заявление»;
• основная часть начинается с обращения к руководителю «Прошу рассчитать мне пособие относительно временной нетрудоспособности с такого-то по такое-то число с учетом следующих периодов …», сослаться на законодательный акт, который обеспечивает возможность использования замены периодов и дает право на обращение;
• подпись и дата.

После составления, документ можно передать руководителю лично, почтой или же чрез доверенное лицо.

Скачать образец о выборе лет для декретного отпуска

Скачать пример заявления о замене лет расчетного периода для пособия по беременности и родам – word.

Выводы

Законодательство России дает возможность трудящимся гражданам получать как можно большие выплаты по временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родам.

В связи с этим они обеспечены правом, проявлять инициативу в качестве обращения к работодателю по замене расчетных лет для начисления декретного пособия.

Составление такого заявления не представляет сложность, главное — четко сформулировать мысль и обозначить периоды нетрудоспособности и желаемые для применения.