Отпуск по беременности и родам срок хранения приказа

Скачайте документы по теме:

Сколько хранят приказы на отпуск

Срок хранения приказов на отпуск регулируют два документа:

• ст. 19 и 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558;
• ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Из этих нормативно-правовых актов можно узнать, сколько лет хранить приказы на отпуска. С учетом того, что такие распоряжения относятся к документам по личному составу, установлены нормативные сроки их хранения. Необходимо учитывать, приказы, оформленные для разных типов отпусков, хранят различные промежутки времени.

Сроки хранения кадровых документов в организации

Смотреть таблицу от эксперта-кадровика

Срок хранения приказов на ежегодный отпуск

Распоряжения о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков при помещении в личные дела сотрудников хранят:

• в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

При этом личные дела руководителей, в которые помещены распоряжения о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ.

Приказ о ежегодном отпуске

 Смотреть образец

Сколько хранят приказы на отпуска без сохранения заработной платы

Распоряжения о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы хранят в течение такого же периода времени, как и приказы на ежегодные оплачиваемые отпуска. Срок хранения установлен перечнем № 558 и составляет 5 лет, если они не помещены в личные дела сотрудников. Такой вывод следует из пунктов 19, 665 перечня, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года под №558.

При помещении указанных распоряжений в личные дела сотрудников хранить их нужно в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в днях  

Смотреть образец

Приказы на отпуска без сохранения заработной платы: срок хранения для руководителей

Личные дела руководителей, в которые помещены приказы о неоплачиваемых отпусках, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под №125-ФЗ. Если распоряжения о предоставлении отпусков хранят отдельно от личных дел, период хранения краткосрочный, он ограничен до пяти лет.

Срок хранения приказа на учебный отпуск

Распоряжения на учебный отпуск, которые не помещены в личные дела сотрудников, хранят в течение 5 лет. Если приказы находятся в составе личных дел, период хранения увеличивается до 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Приказ об учебном отпуске с сохранением среднего заработка

Смотреть образец

Сколько лет хранятся приказы по отпускам особых видов

Срок хранения приказов на отпуск особого вида, включая периоды по уходу за маленькими детьми, дополнительные дни, предоставляемые для сотрудников, работающих в опасных, вредных условиях, регламентируется в специальном порядке перечнем № 558. В течение последних лет в нормативную базу внесены определенные изменения:

• для распоряжений, изданных до 2003 года включительно, нормативный срок хранения составляет 75 лет;
• для приказов, изданных после 2003 года, срок хранения составляет не менее 50 лет.

Перечнем № 558 не определен конкретный срок хранения распоряжений в отношении отпусков по беременности и родам. В некоторых организациях кадровики рассматривают такие распоряжения в качестве документов краткосрочного хранения. Необходимо учитывать, что при проведении проверок у инспекторов могут возникнуть вопросы, а у должностных лиц определенные сложности при такой интерпретации данного вопроса.

Так, для приказов, изданных на отпуск по уходу за маленьким ребенком, срок хранения установлен от 50 до 75 лет. В связи с этим распоряжения на отпуск по беременности и родам следует хранить в течение соответствующего периода.

Какой порядок архивирования приказов на отпуск соблюдать

Хранить приказы на отпуск нужно в местах, которые обеспечивают не только их сохранность, но и предотвращают попадание пыли, света. Документы необходимо распределить по отдельным папкам в соответствии с установленным сроком хранения для этих приказов.

Сортировку распоряжений внутри папок целесообразно проводить по одному из наиболее удобных критериев:

• году издания;
• году начала хранения;
• начальной букве фамилий работников, направленных в отпуск.

Документы большого объема, в которые включено 250 или более страниц формата А4, рационально разделять на несколько отдельных томов, рассортировать их по алфавиту и затем разместить в нескольких отдельных папках. На обложку внести соответствующую информацию, позволяющую максимально быстро найти необходимый документ среди таких папок. Например, указать буквы алфавита, которыми промаркировали документы, помещенные в конкретную папку, дату издания как первого, так и последнего приказа внутри этой папки, а также внести первый и последний регистрационный номер документов.

Необходимо учитывать, что те бумаги, которые непосредственно используют в качестве документального основания для проведения выдачи приказа, размещать следует в отдельном месте.

Разработанная система проведения регистрации должна быть закреплена внутренним нормативным актом организации. Оригиналы таких документов, которые относятся к категории длительного хранения, необходимо подшить в дела, после этого они считаются готовыми для передачи в архив. После истечения определенного срока хранения отсортированные документы уничтожают в установленном законом порядке.

Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Особенности архивирования приказов на отпуск

Документ, подлежащий хранению, размещают в соответствующую папку. Место хранения приказов на отпуск в составе личных дел сотрудников или в отдельных папках должно быть защищено от несанкционированного использования документации, соответствовать всем параметрам, обеспечивающим длительную сохранность. Если в организации скопилось большое количество документации, необходимо рассмотреть вопрос о возможности передачи подготовленных документов в архив.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, каким способом уничтожить документы с истекшим сроком хранения. В статье описаны все варианты безопасного и надежного уничтожения документов, у которых истекли установленные сроки хранения.

Если они у Вас подшиты в личное дело, то 75 лет

Нет, в личные дела приказы не подшиваю. Есть отдельно приказы о предоставлении отпусков(срок хранения 5 лет). Приказ о предоставлении отпуска по беременности подшивать и регистрировать вместе с остальными приказами о предоставлении ежегодных и учебных отпусков?

Тогда да, подшивайте их вместе (срок хранения от 5 лет до 75 лет — по надобности)

Спасибо огромное!!!

В соответствии с «Переченем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ( N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. ) ст.19, отпуска по уходу за ребенком (так же и отпуска без сохранения заработной платы) хранятся 75 лет, ежегодные оплачиваемые — 5 лет, а вот про отпуска по беременности и родам я там ничего не нашла.

Я думаю, что вместе с ежегодными и учебными. У нас маленькая фирма, я и по уходу за ребенком не отделяла. Все хранилось в одной папке.

Многие наверное хранят отпуска в одной книге приказов не разделяя по видам номеруя сквозной номерацией, как потом архивировать только?!

«ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ» от 6 октября 2000 г.:
6. Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
а) по основной деятельности Пост.1 1 — Присланные для сведения —
до минования надобности
б) по личному составу 75 л.2 ЭПК 2 — О предоставлении
очередных отпусков, дежурствах,
взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских
командировках — 5 л.
в) по административно-хозяйственным вопросам 5 л…»
Так что, по указанным Вами вопросам — только 75 лет…

Коллеги, о чем Вы?!!!!! Так называемый «отпуск по беременности и родам» это не что иное как листок нетрудоспособности от лечащего врача сроком на 140 дней (70 до родов и 70 после родов). Все начисления проводятся на его основании. Какие приказы?!!! У вас когда сотрудник гриппом заболевает( и предоставляет Вам б/л), Вы ж на него приказ не делаете?!!!

dimitrache, отпуска по беременности и родам предоставляются женщинам по их заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности (Статья 255 ТК РФ).
АндрейК, правильно пишет, что «по указанным Вами вопросам — только 75 лет…»
Недавно, для оформления пенсии, выдали женщине справку за 80-е годы о заработной плате за 60 мес-в .
Т.к. в период работы в организации женщина родила ребенка и брала отпуск по уходу за ребенком, из ПФ пришел запрос с просьбой указать период отпуска по БиР.
Как объяснили, это для того чтобы иметь основание для замены начислений за период отпуска по БиР более выгодными для пенсионерки суммами заработка.
А так как в архиве не нашлось документов, подтверждающих, что такой отпуск женщине предоставлялся (видимо работавший в те годы кадровик рассуждал также, как и dimitrache), то естественно, пенсию назначили из менее выгодного заработка.

dimitrache, в любом случае это ОТПУСК, на который нужен приказ. У вас когда сотрудник гриппом заболевает( и предоставляет Вам б/л), Вы ж на него приказ не делаете?!!потому что это просто НЕТРУДОСПОСОБНОСТЬ

нетрудоспособность — это невозможность осуществлять трудовую деятельность по причинам не зависящим от человека, может быть связана с возрастом и состоянием здоровья. А беременность и роды ни как нельзя отнести к проблемам со здоровьем. Почитайте внимательно листок нетрудоспособности, там так и сказано — отпуск по беременности и родам. Приказ обязателен, срок хранения 5 лет. 75 лет хранится приказ по уходу за ребенком. Основание: Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

В соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)«…19. Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:
а) по основной (профильной) деятельности Пост. <**> (1) . (1) Присланные для сведения — до минования надобности б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; обучением, все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) 75 л. (2) ЭПК . (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л.в) по административно — хозяйственным вопросам 5 л. …»
Я вот не вижу в примечании (2)что-либо похожее на отпуск по беременности и родам — там, где сроки 5 лет, а раз так, то ВСЕ ОТПУСКА кроме ежегодных оплачиваемых — 75 лет хранения!!! Перечень расширенному толкованию (по уменьшению сроков хранения) не подлежит!
Вывод — ТОЛЬКО 75 лет!

Андрей К. у вас не много устаревшая информация по документам! Ранее для определения сроков хранения документов организации руководствовались Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). Приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558). Кадровой документации в нем отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение»

Приказы по предоставлению декретного отпуска и отпуску по уходу за ребенком имеют срок хранения 75 лет (ст. 19б «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного 25.08.2010 г.). В личные дела подшивают копии этих приказов. Определять сроки хранения документов по Перечню удобно на сайте:
https://www.archiv.ru/useful_information/sroki_hraneniya_dokumentov/

19 Приказы, распоряжения; документы(справки, сводки, информации, доклады) к ним:
б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации,присвоение званий (чинов);отпусках, изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без содержания (заработной платы); профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) — 75 л. (2) ЭПК
(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
Добрый день, подскажите пожалуйста если кто сталкивался! Как хранить заявления на отпуск (на любой) работника с вредными и опасными усл. труда? Как в этой ситуации читать примечание? И что тогда получается разрывать приказы, если в компании работает 6500 чел.? Отдельно работающих по льготному списку отдельно простых земных жителей? И вообще следует ли хранить заявления на отпуск + справки-вызовы, копии св-в о смерти…? Чем мы докажем что чел-к брал отпуск на похороны родственника? И сколько лет тогда хранить?

Как хранить — решаете Вы в своем внутреннем НПА.

Коллеги, о чем Вы?!!!!! Так называемый «отпуск по беременности и родам» это не что иное как листок нетрудоспособности от лечащего врача сроком на 140 дней (70 до родов и 70 после родов). Все начисления проводятся на его основании. Какие приказы?!!! У вас когда сотрудник гриппом заболевает( и предоставляет Вам б/л), Вы ж на него приказ не делаете?!!!
Этот период учитывается при расчете пенсии — засчитывается в стаж. Получается, что совсем не простая это нетрудоспособность.