Как в 1с сделать приказ на отпуск по беременности и родам

Женщины, имеющие трудовые отношения на дату наступления беременности, на законных основаниях (предусмотрено в ТК) могут претендовать на компенсацию отпуска. Его оплата производится не за счет средств организации, в которой работает будущая мать, а из средств Фонда соцстрахования.

Программа 1С ЗУП регистрирует такой отпуск через документ «Больничный лист». Его можно найти в функциональных разделах «Зарплата»/«Кадры» по одноименной ссылке. Этим же документом начисляется соответствующее пособие.

Рис.1 Больничный лист

Перед тем как зарегистрировать декретный отпуск в 1С 8.3 ЗУП, следует проверить корректность установки, и при необходимости, установить значение стажа для оплаты больничных листов через справочник «Сотрудники» по ссылке «Трудовая деятельность»-«Страховой стаж для оплаты больничных листов» (Рис.2). Если последний установлен не будет, то в форме больничного будет выведен текст «Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны не верно».

Если планируется предоставление декрета без оплаты, тогда нужно ввести новое начисление:

• Настройка-Начисления-кнопка «Создать»;
• В качестве кода ввести любое удобное значение;
• Наименование и назначение начисления – «Отпуск по беременности и родам без оплаты»;
• Все оставшиеся поля можно не заполнять, они заполнятся автоматом.

Рис.2 Декрета без оплаты

Для нахождения суммы пособия собирают сведения о зарплате за два предыдущих года в объеме, который не должен превышать установленную законом сумму, которая называется базой страховых взносов в ФСС.

Если сотрудник пришел позднее, чем за два года до декрета, в системе необходимо отобразить данные о заработке, полученном на предыдущих работах. Его вносят посредством «Справки для расчета пособий (входящая)» (Рис.2), которая расположена в функциональной области «Зарплата» (см. также – «Справки для расчета пособий»), кнопка «Создать».

Оформить декретный отпуск и отразить его

Чтобы зарегистрировать нахождение сотрудника в рассматриваемом отпуске необходимо в «Больничном» на закладке «Основное» внести:

• Организацию (доступно, если в ИБ ведется расчет зарплаты по нескольким фирмам);
• Месяц зачисления пособия больничного листа;
• Номер листка нетрудоспособности (можно ввести вручную с клавиатуры, загрузить из Фонда социального страхования или загрузить их файла);
• Выбрать код причины нетрудоспособности – (05) Отпуск по беременности и родам;
• Указать промежуток времени освобождения от работы. Для рассматриваемого вида отпуска он может составлять 140 дней при нормальном течении беременности, 156 при осложненной и 194 дня при многоплодной беременности;
• Чтобы учитывать заработок предыдущих работодателей (если он был) нужно активировать соответствующий флажок;
• Если отпуск начинается после начала месяца, в котором производится зачисление пособия или период нетрудоспособности начинается в месяце, следующем за месяцем зачисления, тогда становится доступным флажок «Начислить зарплату за…». Если флажок включен, то помимо пособия будет зачислена зарплата за дни, отработанные до начала отсутствия.

Рис.3 Оформить декретный отпуск и отразить его

• Другие поля (выплата, дата выплаты).

После заполнения всех полей в разделах «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок» результаты просчета декретных будут отображены в разделе «Начислено», а поле «за счет работодателя» будет пустым.

Сумма результата просчета полностью будет показана в поле «За счет ФСС». В разделе «Средний заработок» можно нажать на карандаш и при открытии формы «Ввод данных для расчета среднего заработка» изменить расчет, например, добавить недостающие данные с предыдущего места работы.

Рис.4 Ввод данных для расчета среднего заработка

На «Оплате» (в больничном) необходимо ввести (рис. 5):

• Период начисления декретного пособия (если соответствующий флажок не включен, то пособие начислено не будет);
• Дата начала отпуска по беременности и родам устанавливается автоматом первой датой периода освобождения от работы этого листа или листа, продолжением которого является этот больничный;
• Процент оплаты устанавливается автоматом в соответствии со значением стажа для оплаты больничных и может быть изменено;
• Ограничение пособия устанавливается автоматом в соответствии с требованиями законодательства, но может быть изменено вручную;
• Другие поля (применять льготы, ограничения пособия без льгот, процент оплаты без льгот, нарушение режима с, дата начала оплаты в размере 50%).

Рис.5 «Оплата» (в больничном)

На закладке «Начислено (подробно)» будут показаны начисления, их результаты, сколько дней оплачено по каждому начислению, период и основание. Если отпуск длится больше месяца, то для каждого месяца на закладке будет отдельная строка:

• Начисление «Отпуск по беременности и родам», но если на закладке «Оплата» не установлен флажок «Назначить пособие с … по…», то – «Отпуск по беременности и родам без оплаты»;
• Результат начисления;
• Отработано (Оплачено) дней;
• Период (начало, окончание).

После заполнения больничного и проверки корректности расчетов нужно нажать на «Записать и провести».

Чтобы распечатать «Приказ на предоставление отпуска» по типовой межотраслевой форме Т-6 из листа больничного по кнопке «Печать», необходимо установить флажок «Т-6 для отпусков по беременности и родам» (Настройка-Кадровый учет). При ее формировании из документа «Больничный» раздел «А. Основной отпуск» – не заполняется. Информация об отпуске по беременности и родам выводится в разделе «Б.»

Корректировка данных

Для примера корректировки данных рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отправился в отпуск, и ему было начислено соответствующее пособие, но справку о доходах с прежней работы он не предоставил, или информация о стаже для оплаты больничного была неправильно внесена в базу. Позднее, в другом отчетном периоде, ситуация была исправлена (или сотрудник предъявил справку, или была обнаружена и исправлена ошибка в стаже).

Для корректного расчета и зачисления пособия в этой ситуации надо открыть больничный, который хотим исправить, и нажать на «Исправить». Появится новый Больничный лист, в котором нужно будет активировать флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей», нажать на кнопку редактирования среднего заработка, ввести данные с предыдущего места работы и провести документ.

После проведения нового документа предыдущий будет недоступен для редактирования. В форме старого документа красным цветом будет выведен текст «Документ исправлен и его редактирование запрещено».

Изменение больничного

Если у сотрудника во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком родился еще один ребенок, то необходимо прекратить текущий отпуск по уходу и зарегистрировать новый – по беременности и родам.

Чтобы досрочно прекратить отпуск по уходу, надо ввести документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», где необходимо выбрать:

• Организацию (если в ИБ ведется учет по нескольким фирмам);
• Сотрудника, который возвращается из отпуска по уходу;
• Документ, которым был оформлен отпуск (заполняется автоматом, если производится ввод на основании);
• Флажок «Приказом установлены ежемесячные начисления» можно не устанавливать.

Чтобы после оформления прекращения отпуска по уходу сделать оформление отпуска по беременности и родам, надо также ввести документ «Больничный лист».

Чтобы оплатить декретное пособие, в «Больничном» необходимо нажать на «Выплатить». При этом будет создан один из документов на выплату – «Ведомость перечислений на счета», «Ведомость перечисления в банк», «Ведомость в кассу» – в зависимости от настроек выплаты, относящихся к текущему сотруднику.

Основные операции при оформлении отпуска по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3 (3.0) — это:

• создание документа «Больничный лист«;
• выплата пособия.

Оформление и начисление пособия в 1С ЗУП 8.3

Оформление приказа на отпуск и начисления пособия по беременности и родам в 1С ЗУП 3.0 производится посредством документа «Больничный лист»:

Раздел Кадры -> Больничные листы -> Создать

Заполняем реквизиты документа:

• Месяц — указывается месяц, в котором начисляется пособие по беременности и родам.
• Организация — необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник (если организаций несколько).
• Дата — указывается дата регистрации больничного листа в информационной базе.
• Номер — заполняется автоматически.
• Сотрудник — выбирается сотрудник, на которого оформлен больничный лист.
• Номер листка нетрудоспособности — номер регистрируемого больничного листа.
• Причина нетрудоспособности — указываем «(05) Отпуск по беременности и родам» (при установленном флажке «Является продолжением листка нетрудоспособности» причина устанавливается автоматически).
• Освобождение от работы с … по … — период в соответствии с листком нетрудоспособности (если в листке несколько периодов, указывается весь период целиком).
• Освободить ставку на период отсутствия — устанавливается, если планируется принять другого сотрудника.
• Рассчитать зарплату за — доступна при выборе в поле Выплата «В межрасчетный период», то есть если пособие будет выплачено сразу же, а не в зарплату.
• Средний заработок — рассчитывается по данным информационной базы за два предыдущих года. Если листок нетрудоспособности является продолжением предыдущего, то в текущем будут использованы сведения о среднем заработке из начального листка.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.1;

Изменение данных по расчету среднего заработка в 1С 8.3 доступно при нажатии на значок карандаша.

Флажок «Использовать эти данные при расчете отпусков, командировок» устанавливать не рекомендуется, потому что этот расчет впоследствии будет применяться во всех документах, связанных с расчетом среднего.

Добавить справку с пред. места работы — возможно ввести данные о заработке с предыдущего места работы.

На закладке «Оплата«:

• Процент оплаты — устанавливается автоматически «100%».
• Ограничение пособия — устанавливается в соответствии с законодательством.

На закладке «Начислено (подробно)» можно ознакомиться с начислениями за каждый месяц.

Выплата пособия по беременности и родам в 1С ЗУП 3.0

После оформления больничного листа его можно сразу оплатить. По кнопке «Выплатить» открывается документ на выплату пособия. Вид документа зависит от настроек программы 1С ЗУП по выплате зарплаты для организации.

Оформление приказа по форме Т-6 (о предоставлении отпуска сотруднику) при оформлении отпуска по беременности и родам согласно законодательства не является обязательным.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.