Как оформить отпуск по беременности и родам в зуп

Строгого соблюдения процедуры требует уход декретчицы в отпуск. Существует множество правил и рекомендаций по выполнению данного действия. В данной статье рассмотрим оформление отпуска по беременности и родам в 1С ЗУП, а также изучим пошаговую инструкцию данной процедуры.

Написание заявления

Прежде чем приступить к каким-либо действиям в программном продукте, стоит получить определенные документы от декретчицы. Рассмотрим их в таблице далее.

Приказ на отпуск

Следующий этап в данной цепочке наступает после получения бухгалтерией вышеперечисленных бумаг и этим является издание соответствующего приказа. Приказ на отпуск в большинстве случаев оформляется по форме бланка № Т-6, но нигде не запрещена собственная форма такого приказа, удобная для конкретной компании. Единственное условие – это соответствие его требованиям первичного документа и содержание нужных реквизитов.

Оформление отпуска по беременности и родам в 1С ЗУП будет облегчено тем, что этот приказ формируется автоматом.

Дополнительный отдых

Согласно нормальному течению беременности и родов Вам известно, что будущей маме дается 140 дней:

• 70 дней до родоразрешения;
• 70 после.

Однако, при возникших осложнениях, например женщине произведено Кесарево сечение, роды произошли ранее установленного срока или женщина потеряла много крови и требовала хирургического вмешательства, то полагается 156 дней по больничному листку:

• 70 дней до родоразрешения;
• 86 дней после родоразрешения.

Когда Вы отправляете на больничный декретчицу на территории, что загрязнена радиоактивными отходами, то ей положено 160 дней:

• 90 дней до родов;
• 70 после них.

Когда имеет место факт вынашивания нескольких плодов, во внимание берутся 194 дня:

• 84 календарных дня до родов;
• 110 после.

Для проведения в программе допотпуска Вам нужно иметь на руках второй больничный на проведение Кесаревого сечения. Суть расчета выплаты остается та же: Вам приносят больничный, а Вы выпускаете приказ.

Нюансы отпускного периода

Этот срок длится ровно столько, сколько положено женщине в ее конкретной ситуации по закону. Даже если она родила ребенка раньше положенного срока или позднее, ее отпуск завершится через то количество дней, перед ее уходом в отпуск по больничному.

Когда мама усыновила новорожденного ребенка, а к ним причисляют детей возрастом до 3 месяцев, женщина располагает только той частью больничного, что положена после родов:

• 70 дней на одного ребенка;
• 110 календарных дней, когда усыновили двух и больше детей.

Оформление отпуска в 1С ЗУП

Уточню Вам, что весь этот процесс машина разделяет на две части:

1. Формирование документа «Больничный лист»;
2. Выплата средств.

Изучим далее эти процессы детальнее.

Читайте также статью ⇒ “Оформление ежегодного отпуска в 1С ЗУП“.

Начисление пособия

Как я уж говорил, Вам надо выпустить приказ, чтобы иметь возможность дальше работать с больничным. Для этого зайдите в «Кадры», выберите там «Больничные листы» и нажмите кнопку «Создать». В программном продукте подобное наглядно выглядит так:

Далее немного пройдемся по полям, что нужно заполнить:

• месяц пишите тот, в коем Вы начисляете пособие;
• организацию выбираете ту, где числится сотрудник. Это актуально при наличии дочерних компаний, филиалов и прочих моментов;
• датапредполагает указание дня регистрации больничного листа в программе;
• номербудет присвоен автоматически;
• сотрудникберется из перечня согласно штатному расписанию, который уходит на отдых;
• номер листка соответствует номеру больничного, что Вы регистрируете;
• причину нетрудоспособности прописываете «05 Отпуск по беременности и родам». Когда указан флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности», такая причина присваивается автоматом;
• освобождение от работы с … по …является сроком по больничному. Его Вы переписываете из этой бумаги и если есть разбивка на периоды, Вы все равно указываете полный срок;
• выявить ставку на период отсутствиятребуется тогда, если руководитель возьмет на работу другого человека на время невыхода декретчицы;
• посчитать доход можно, избрав в поле Выплата«В межрасчетный период». Это нужно для перечисления женщине пособия сразу же, не дожидаясь аванса или зарплаты;
• средний заработокбудет посчитан по данным программы за 2 прошлых года. Когда Вам принесли второй листок нетрудоспособности, что оформлен после предыдущего, в нем к расчету применяют сведения о средней зарплате из первоначального листка.

Вот это все основные поля, что нужно заполнить и если вы допустили ошибку, скорректировать ее можно значком карандаша.

Вы можете заметить присутствие такой опции, как «Использовать эти данные при расчете отпусков, командировок». На нее кликать я Вам не советую, так как подобный просчет потом будет идти во всех документах, связанных с расчетом среднего заработка.

Для расчета больничного Вам может не хватить периода работы женщины, что принимается к просчету. На это случай есть опция «Добавить справку с предыдущего места работы» и Вы здесь прописываете информацию о заработке с прошлой работы декретчицы.

Вкладка «Оплата» несет информацию о проценте оплаты, и он устанавливается автоматически в 100% размере. Опция «Ограничение пособия» является стандартным в рамках действующего страхового закона.

Вкладке «Начислено (подробно)» выдает по запросу информацию о ежемесячных начислениях.

Выплата пособия в 1С ЗУП 3.0

По факту того, как Вы создали и корректно оформили листок, сразу Вы вправе его отправить к выплате. Нажмите на клавишу «Выплатить» и перед Вами откроется документ на перечисление средств. Вид документа определяется согласно настройкам программы по выплате заработной платы для каждой компании.

Обязательного требования по поводу выпуска приказа формы Т-6 на оплату больничного закон не выдвигает. Руководство вправе самостоятельно решить, нужен ли им такой документ для учета. Или есть вариант индивидуально разработать удобный бланк.

Что говорит закон?

Отпуск в декрет придумали и внедрили в Советском союзе в 1917 году с целью обеспечения и защиты прав занятых женщин. По нормам ТК РФ такой отдых женщине дает возможность не приступать к работе в установленный срок до и после родов. Данная привилегия работает повсеместно по всей стране и основана на неоспоримых процессах, что оказывают влияние на общую трудоспособность беременной женщины:

• будущая мама справе иметь возможность подготовки к родам;
• она уже не может должным образом выполнять свой функционал;
• имеет место общий результат хода самой беременности и рождения ребенка (детей).

Отпуск будущей маме выступает неоспоримым фактом, чтобы оформить пособие, есть огромная разница между работающими и неработающими декретчицами: занятые мамочки претендуют на отправку в декрет и средства, которые к нему полагаются, а неработающие не имеют такого права.

Читайте также статью ⇒ “Пособие по безработице после декретного отпуска“.

Пример просчета выплаты исходя из среднего дохода

Закройщица швейной фабрики «Имидж» Кондратова И.М. отработала здесь с 01 октября 2013 года и находится в интересном положении. Кондратова И.М. взяла в своей районной поликлинике  лист нетрудоспособности с 23 декабря 2015 г. Кондратова И.М. имеет все основания отправиться в декрет с 23 декабря 2015 года, и к расчету принимаются 2013 и 2014 года. Ее ежемесячный доход с 2013 по 2015 года равнялся 35 000 рублям, за некоторый период 2013 года до 01.09.2013 г. Кондратова И.М. никаких выплат не имела вовсе. На больничные не ходила за этот отрезок времени и в декрет не отправлялась.

Посчитаем размер будущей выплаты при стандартном течении родов:

140 дней × (15 × 35 000 руб.) / 730 дней = 100 684,93 рубля,

Заработок за 2014 был в таком размере:

12 месяцев × 35 000 рублей = 420 000 рублей.

и она не больше страховой базы в 624 000 рублей в 2014 г.

Вы видите, что Кондратовой И.М. оптимальнее всего будет отправиться в декрет со 2 января 2016 года, так как тогда в расчет пойдет весь ее доход за 2015 г., учитывая, что 2013 год для нее был не самый выгодный в плане дохода и это уменьшает ей выплату.

Имейте ввиду, что тогда общий отпускной срок станет меньше на 10 дней и соответственно будет:

140 – 10 = 130 дней,

но при этом суммы декретной выплаты будет гораздо приятнее:

130 дней × (24 месяца × 35 000 руб.) / 730 дней = 149 589,04 рублей.

Невзирая, что Кондратова И.М. отправится в декрет позднее всего на 10 дней положенного, за эти дни ей выплатят причитающуюся заработок, и в конечном итоге заработает на 49 000 рублей больше. Общий заработок во втором просчете за каждый расчетный год, что берется во внимание, не превышает сумму страховой базы:

• 624 000 рублей в 2014;
• 711 000 рублей в 2015-м.

Поэтому бухгалтеру ничего не требуется исправлять и приводить в соответствие к базе налогообложения.

Заключение

Любой больничный лист, а особенно декретный имеет множество нормативных и расчетных нюансов. Их все нужно соблюдать, так как с такой суммы взимается налог, и исходя из ее в среднем немалых размеров, отчисления также весьма существенны. В программе намного проще учесть и не забыть про все особенности расчетов с женщиной, что собралась родить ребенка.

Читайте также статью ⇒ “Оплата выходных дней в отпуске“.

Женщины, имеющие трудовые отношения на дату наступления беременности, на законных основаниях (предусмотрено в ТК) могут претендовать на компенсацию отпуска. Его оплата производится не за счет средств организации, в которой работает будущая мать, а из средств Фонда соцстрахования.

Программа 1С ЗУП регистрирует такой отпуск через документ «Больничный лист». Его можно найти в функциональных разделах «Зарплата»/«Кадры» по одноименной ссылке. Этим же документом начисляется соответствующее пособие.

Рис.1 Больничный лист

Перед тем как зарегистрировать декретный отпуск в 1С 8.3 ЗУП, следует проверить корректность установки, и при необходимости, установить значение стажа для оплаты больничных листов через справочник «Сотрудники» по ссылке «Трудовая деятельность»-«Страховой стаж для оплаты больничных листов» (Рис.2). Если последний установлен не будет, то в форме больничного будет выведен текст «Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны не верно».

Если планируется предоставление декрета без оплаты, тогда нужно ввести новое начисление:

• Настройка-Начисления-кнопка «Создать»;
• В качестве кода ввести любое удобное значение;
• Наименование и назначение начисления – «Отпуск по беременности и родам без оплаты»;
• Все оставшиеся поля можно не заполнять, они заполнятся автоматом.

Рис.2 Декрета без оплаты

Для нахождения суммы пособия собирают сведения о зарплате за два предыдущих года в объеме, который не должен превышать установленную законом сумму, которая называется базой страховых взносов в ФСС.

Если сотрудник пришел позднее, чем за два года до декрета, в системе необходимо отобразить данные о заработке, полученном на предыдущих работах. Его вносят посредством «Справки для расчета пособий (входящая)» (Рис.2), которая расположена в функциональной области «Зарплата» (см. также – «Справки для расчета пособий»), кнопка «Создать».

Оформить декретный отпуск и отразить его

Чтобы зарегистрировать нахождение сотрудника в рассматриваемом отпуске необходимо в «Больничном» на закладке «Основное» внести:

• Организацию (доступно, если в ИБ ведется расчет зарплаты по нескольким фирмам);
• Месяц зачисления пособия больничного листа;
• Номер листка нетрудоспособности (можно ввести вручную с клавиатуры, загрузить из Фонда социального страхования или загрузить их файла);
• Выбрать код причины нетрудоспособности – (05) Отпуск по беременности и родам;
• Указать промежуток времени освобождения от работы. Для рассматриваемого вида отпуска он может составлять 140 дней при нормальном течении беременности, 156 при осложненной и 194 дня при многоплодной беременности;
• Чтобы учитывать заработок предыдущих работодателей (если он был) нужно активировать соответствующий флажок;
• Если отпуск начинается после начала месяца, в котором производится зачисление пособия или период нетрудоспособности начинается в месяце, следующем за месяцем зачисления, тогда становится доступным флажок «Начислить зарплату за…». Если флажок включен, то помимо пособия будет зачислена зарплата за дни, отработанные до начала отсутствия.

Рис.3 Оформить декретный отпуск и отразить его

• Другие поля (выплата, дата выплаты).

После заполнения всех полей в разделах «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок» результаты просчета декретных будут отображены в разделе «Начислено», а поле «за счет работодателя» будет пустым.

Сумма результата просчета полностью будет показана в поле «За счет ФСС». В разделе «Средний заработок» можно нажать на карандаш и при открытии формы «Ввод данных для расчета среднего заработка» изменить расчет, например, добавить недостающие данные с предыдущего места работы.

Рис.4 Ввод данных для расчета среднего заработка

На «Оплате» (в больничном) необходимо ввести (рис. 5):

• Период начисления декретного пособия (если соответствующий флажок не включен, то пособие начислено не будет);
• Дата начала отпуска по беременности и родам устанавливается автоматом первой датой периода освобождения от работы этого листа или листа, продолжением которого является этот больничный;
• Процент оплаты устанавливается автоматом в соответствии со значением стажа для оплаты больничных и может быть изменено;
• Ограничение пособия устанавливается автоматом в соответствии с требованиями законодательства, но может быть изменено вручную;
• Другие поля (применять льготы, ограничения пособия без льгот, процент оплаты без льгот, нарушение режима с, дата начала оплаты в размере 50%).

Рис.5 «Оплата» (в больничном)

На закладке «Начислено (подробно)» будут показаны начисления, их результаты, сколько дней оплачено по каждому начислению, период и основание. Если отпуск длится больше месяца, то для каждого месяца на закладке будет отдельная строка:

• Начисление «Отпуск по беременности и родам», но если на закладке «Оплата» не установлен флажок «Назначить пособие с … по…», то – «Отпуск по беременности и родам без оплаты»;
• Результат начисления;
• Отработано (Оплачено) дней;
• Период (начало, окончание).

После заполнения больничного и проверки корректности расчетов нужно нажать на «Записать и провести».

Чтобы распечатать «Приказ на предоставление отпуска» по типовой межотраслевой форме Т-6 из листа больничного по кнопке «Печать», необходимо установить флажок «Т-6 для отпусков по беременности и родам» (Настройка-Кадровый учет). При ее формировании из документа «Больничный» раздел «А. Основной отпуск» – не заполняется. Информация об отпуске по беременности и родам выводится в разделе «Б.»

Корректировка данных

Для примера корректировки данных рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отправился в отпуск, и ему было начислено соответствующее пособие, но справку о доходах с прежней работы он не предоставил, или информация о стаже для оплаты больничного была неправильно внесена в базу. Позднее, в другом отчетном периоде, ситуация была исправлена (или сотрудник предъявил справку, или была обнаружена и исправлена ошибка в стаже).

Для корректного расчета и зачисления пособия в этой ситуации надо открыть больничный, который хотим исправить, и нажать на «Исправить». Появится новый Больничный лист, в котором нужно будет активировать флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей», нажать на кнопку редактирования среднего заработка, ввести данные с предыдущего места работы и провести документ.

После проведения нового документа предыдущий будет недоступен для редактирования. В форме старого документа красным цветом будет выведен текст «Документ исправлен и его редактирование запрещено».

Изменение больничного

Если у сотрудника во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком родился еще один ребенок, то необходимо прекратить текущий отпуск по уходу и зарегистрировать новый – по беременности и родам.

Чтобы досрочно прекратить отпуск по уходу, надо ввести документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», где необходимо выбрать:

• Организацию (если в ИБ ведется учет по нескольким фирмам);
• Сотрудника, который возвращается из отпуска по уходу;
• Документ, которым был оформлен отпуск (заполняется автоматом, если производится ввод на основании);
• Флажок «Приказом установлены ежемесячные начисления» можно не устанавливать.

Чтобы после оформления прекращения отпуска по уходу сделать оформление отпуска по беременности и родам, надо также ввести документ «Больничный лист».

Чтобы оплатить декретное пособие, в «Больничном» необходимо нажать на «Выплатить». При этом будет создан один из документов на выплату – «Ведомость перечислений на счета», «Ведомость перечисления в банк», «Ведомость в кассу» – в зависимости от настроек выплаты, относящихся к текущему сотруднику.