Больничный лист по беременности и родам ндфл

Облагается НДФЛ или нет больничный по беременности и родам? Как отражаются декретные платежи в отчетности, в частности, в 2 НДФЛ? Об особенностях расчета, начисления декретных по больничному беременной, обложения их НДФЛ и вытекающих из выплат бухгалтерских последствий я расскажу в этом материале.

Что такое декретный отпуск

В народе декретом часто называют всю продолжительность отдыха женщины в связи с появлением ребенка – не разделяя отпуски по уходу за ребенком и по беременности и родам. Но с точки зрения бухгалтерской практики и законодательства есть:

• 2 вида отпуска – декретный и уходовый;

• несколько видов пособий в зависимости от трудоустройства женщины.

Декрет – это как раз больничный по беременности и родам (БИР). Название за ним сохранилось еще со времен издания в СССР специального декрета, прописавшего соцпакет для беременных работниц (кстати, первого в мире на тот момент).

Согласно федеральному закону № 81-ФЗ от 19.05.1995 продолжительность больничного по БИР нормируется в следующим диапазонах:

На заметку! Женщина имеет право отложить уход на больничный и продолжать работать до срока, который ей удобен, сократив таким способом отпуск по БИР.

К примеру, она решила уйти не за положенные 70 дней до ПДР, а а за 35. За эту «переработку» вместо больничного она получит свою обычную зарплату, что может быть выгоднее, если фактический заработок больше среднего дохода за последние годы. При этом обратная ситуация – когда работодатель настаивает на продолжении трудовой деятельности, недопустима и нарушает трудовое законодательство.

После истечения 70 (или более – при осложненной и многоплодной беременности) дней сотрудница вправе воспользоваться еще одним отпуском – по уходу за детьми. Максимальный период ухода – 3 года, из них первые 1,5 года оплачиваются специальным пособием из фонда ФСС. В течение 3 лет работодатель сохраняет за сотрудницей рабочее место – она числится в штате и в любой момент может вернуться на должность.

Важно! Не путайте больничный и отпуск по уходу за ребенком, хотя оба относятся к временной нетрудоспособности лица.

Когда платят декретные по больничному: ответ зависит от даты обращения работницы к начальству с заявлением о предоставлении пособия. Она вправе сделать это до ПДР либо после рождения малыша, главное, успеть в первые полгода после родов.

Согласно федеральному закону № 255-ФЗ от 29.12.2006 о соцстраховании, после ходатайства сотрудницы руководитель обязан в течение 10 дней издать приказ о назначении пособия, а далее, при ближайшей дате выплаты зарплаты – перечислить декретнице сумму на 100%. И тут возникает вопрос: удерживается ли из выплаты НДФЛ?

Являются ли декретные выплаты доходом

Выплата пособия по беременности относится к доходам физлица исходя из общего смысла ст.208 и 209 НК РФ. С точки зрения бухгалтерии такой платеж является разновидностью больничного.

При расчете пособия по беременности используется средний суточный заработок. Благодаря этому размер выплаты зависит от продолжительности больничного. Так, если он меньше 140 дней по инициативе сотрудницы, то она получит меньше декретных по больничному (но больше зарплаты по действующей ставке).

Как определяется суточный заработок:

1. Сложите все доходы сотрудницы за последние 2 календарных года. Сюда входят платежи, с которых платились страховые взносы по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

2. Рассчитайте сумму календарных дней за 2 года. Из него должно вычитаться количество дней-исключений.

3. Разделите показатель из первого пункта на показатель из второго.

Какие дни вычитаются:

• обычный больничный, больничный по БИР, по уходу за ребенком;

• дни освобождения от трудовой деятельности при сохранении заработка без выплаты с него взносов во внебюджетные фонды.

Рассмотрим на примере:

Щербакова Светлана работает в фирме ООО «Северспецстрой» и уходит на больничный с 1 февраля на 140 дней. В 2018 году ее зарплата составляла 20 000 руб. В 2019 году провели индексацию и с 1 января зарплата равнялась 25 000 руб. В 2020-ом она получила повышение и зарплата с января выросла до 35 000. За последние 2 года Щербакова брала больничный 5 раз – 7, 4, 10, 3 и 9 дней.

Расчет:

1. Все доходы: 20 000 × 12 + 25 000 × 12 = 540 000.

2. Период: 365 × 2 – (7 + 4 + 10 + 3 + 9) = 697.

3. Суточный заработок: 540 000 / 697 = 775.

4. Величина выплаты по больничному листу: 775 × 140 = 108 500 руб.

Важно! При расчете пособия по БИР учитывайте минимальную и максимальную сумму выплаты, а также расчет исходя из МРОТ для сотрудниц, у которых не было доходов за последние 2 года.

Кто платит декретные

Независимо от размера декретных – минимальной величины или максимальной, платит их 2 субъекта:

• работодатель;

• ФСС.

Как правило, действует такая схема: работодатель уплачивает пособие женщине, затем обращается в Соцстрах и тот возмещает ему эту сумму, т.е. реальным плательщиком является Фонд. Но вот что интересно: пока у работодателя есть сотрудники, он уплачивает за них страховые взносы, включая и на случай временной нетрудоспособности и материнства.

На заметку! Уплата взносов возложена на работодателя НК РФ и законодательством о страховых платежах.

Она должна производиться из кармана фирмы. Взносы запрещено удерживать из заработка персонала (как, например, НДФЛ).

Если рассматривать вопрос в таком ключе, то все-таки реальный плательщик – работодатель, ведь он платил за сотрудницу и за время ее трудовой деятельности заплатил намного больше размера ее больничного. Однако возможна и такая ситуация, что работодатель платил, а страховой случай так и наступил (беременность и роды).

Третий подход состоит в том, что работникам зарплаты устанавливают с учетом взносов. Согласно текущему законодательству оплату труда запрещено урезать на размер страховых платежей, но сам уровень зарплат устанавливается исходя из необходимости платить по ним более 30% во внебюджетные фонды. Если рассуждать так, то истинным, конечным плательщиком являются сотрудники.

Удерживается ли НДФЛ с больничного по беременности и родам

Декретные по больничному – это, несомненно, доход работницы, который официально начисляется и отражается в бухгалтерском учете. Однако в НК РФ есть ст.217, перечисляющая поступления физлицу, которые не будут облагаться НДФЛ.

Уже в п.1 ст.217 НК РФ под освобождение попали все виды госпособий, за некоторым исключением. Поскольку декретные – это тоже пособие, то с больничного по беременности и родам НДФЛ не удерживается.

Внимание! От подоходного обложения освобождены все пособия, связанные с материнством, – по БИР, по уходу, единовременная выплата при рождении и т.д.

У работающих

С больничного по беременности и родам официально трудоустроенных женщин НДФЛ не взимается. Так что при выборе: уходить на больничный или продолжать работать, учитывайте эту выгодную сторону декрета, ведь с зарплаты вы отдаете 13% государству.

У безработных

Женщины, не заключавшие официального договора с работодателем, не получают больничный по беременности и родам и НДФЛ не облагаются. Возможность претендовать на выплату безработным – наличие стажа за последние 2 года (тогда платить вам будет напрямую ФСС).

Если стаж есть не за полные 2 года (например, работали несколько месяцев), то за «пустые» месяцы доходом признается 0. Скорее всего, по итогам расчета суточный заработок будет меньше МРОТ, и женщине будут платить минимальное пособие.

В декретном отпуске

Если женщина, уже находясь в декрете, снова беременна, то ей повторно предоставляется больничный по БИР, стандартные выплаты, и они подоходным налогом так же не облагается.

На упрощенке

Если фирма работает не на ОСНО, а на спецрежиме, например, на УСН, это не влияет на необходимость выплат по больничному листу беременной сотрудницы. Пособие связано не с режимом, по которому работает работодатель, а со страховыми взносами, уплачиваемыми за сотрудника на случай ухода на больничный.

Справочно! На УСН работодатель освобожден от НДФЛ: он со своих доходов платит единый налог. Но спецрежим не освобождает его от обязанности платить сотрудникам зарплату, начислять и взимать НДФЛ и выплачивать страховые взносы в фонды.

А при наступлении страхового случая – временная нетрудоспособность и материнство, «упрощенец», как и другие работодатели, платит декретнице пособия по больничному и компенсирует их через ФСС.

При работе по совместительству

Если женщина трудоустроена в нескольких фирмах или за последние 2 года была совместителем, то больничный лист по беременности и родам также не облагается НДФЛ. А пособие женщина вправе получить:

• у каждого работодателя;

• по месту последней работы.

Вот схема, которая поможет сориентироваться в ситуации с декретницей-совместителем:

Выдается ли справка 2 НДФЛ женщинам в декрете

Обязанность предоставить справку 2 НДФЛ возложена на работодателя ТК РФ. Ее необходимо вручить даже бывшему сотруднику при запросе того. А декретница – числится в штате на больничном, и справку необходимо ей представить в день обращения или в течение 3 дней.

А вот что будет отражено в этой справке, если женщина просит документ за период нахождения на больничном, это уже вопрос следующего раздела. Ведь за больничный период подоходный налог не удерживается. Значит ли это, что справка будет «нулевая»?

Внесение декретного пособия в 2 НДФЛ

Форма 2 НДФЛ предусмотрена для отражения облагаемых доходов лица и удержанного с них НДФЛ.

Справка 2 НДФЛ

Важно! В случае больничного по БИР налог не начисляется и в справке не отражается.

Так, если работница уже полтора года в отпуске, то за этот период возникают следующие последствия:

• по форме 2 НДФЛ у нее не будет доходов (если она не начнет работать где-то на неполный день);

• в ИФНС за декретницу не подается персонифицированная отчетность.

Но если работница запросила справку за период больничного, то каков порядок оформления? Ведь работодатель не вправе отказать ей согласно ст.230, 62 и 22 ТК РФ, письму УФНС России по городу Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873.

Внимание! Если действующий или бывший сотрудник обратится за справкой 2 НДФЛ, работодатель не вправе отказать в ее выдаче. Количество обращений за документом не ограничено.

По этому вопросу есть следующие варианты действий:

• оформить сотруднице нулевую справку – с 2019 года существуют отдельные формы для ИФНС и для персонала, поэтому второй вариант допустимо сделать «нулевым»;

• выдать справку о доходах в свободной форме или на бланке ведомства, для которого нужны сведения.

Заключение

Облагается ли больничный по беременности и родам НДФЛ: нет, не облагается. Государственные пособия, кроме исключенных, освобождены от подоходного обложения ст.217 НК РФ. Поэтому в справку 2 НДФЛ декретные выплаты не включаются, а при необходимости для работницы оформляется нулевой бланк или справка в свободной форме.